dato Denkwerkzeuge

Budget und Liquiditätsrechnung einmal ganz praxisn

Aus eigener unangenehmer Erfahrung klug geworden, habe ich mir ein paar ganz einfache Tools gebaut, um ein Budget und monatliche Liquiditätskontrollen machen zu können. Das hilft im Alltag und freut nebenbei die Hausbank.

Ich gebe es freimütig zu: Was ich mir nicht aufschreibe, vergesse ich und das ist natürlich besonders lästig, wenn es um Zahlungsflüsse geht. Und weil ich nicht der Typ bin, der gerne überrascht wird - außerdem gehören diese Überraschungen in die Kategorie unangenehm - habe ich Gegenmaßnahmen ergriffen.

Buchhaltung vs Liquiditätsplanung
Wenn die Belege einmal in der Buchhaltung verbucht sind, ist eh schon alles zu spät. Weil die Buchhaltung ein Monat hinterherhinkt und nichts von den kommenden Einnahmen weiss. Die Steuerung der Zahlungsströme aber ist eine zentrale Aufgabe im Liquiditätsmanagement. Zugegeben, braucht man nur, wenns manchmal eng wird. Aber bin ich da wirklich der einzige?

Begonnen habe ich ganz klein:
Kontostand am Monatsersten
+ Eingänge in diesem Monat
- Ausgänge in diesem Monat
= Kontostand am Monatsletzten

Das ganze mal 12 Monate und ich hatte einen schönen Jahresplan. Ein bißchen verfeinern wir das ganze noch: Ausgänge je Kostenstelle der Buchhaltung (dann kann man die Zahlen 1:1 übernehmen)Zwischensummen damit das alles sich an Bilanz/Einnahmen-Ausgaben-Rechnung orientiertEingänge der Übersichtlichkeit projektbezogen aufgliedern
Und damit haben wir schon zwei wunderbare Unterlagen: BudgetUmsatzplan
Budget
Jetzt wo ich eines habe, ist es mir ein Rätsel, wie ich lange ohne leben konnte. Ausgehend von den Daten des Vorjahres erstelle ich ein - auf Monate heruntergebrochenes Budget. Bei den meisten Positionen ist eh nicht viel zu tun, aber wenn hier Schulungsmaßnahmen eingeplant oder Investitionen berücksichtigt werden, dann findet Planung dann statt, wenn sie soll: Im Vorhinein.

Umsatzplan
Soll in Summe höher als das Budget sein - wenn nicht müssen wir uns was überlegen. Muß ja kein Karibikdeal sein, aber auch hier: Planung findet im vorhinein statt.

Einmal im Monat abgleichen
Von Monat zu Monat werden diese Planzahlen mit den Ist-Zahlen der Buchhaltung überschrieben, die tatsächlichen Zahlungsflüsse werden angepasst. So sind Liquiditätsengpässe frühzeitig zu erkennen. Oft genügt es ja, Zahlungsströme ein wenig zu lenken, aber das geht alles eben nur im Vorheinein.

Jetzt ist das ganze eine recht eiunfache Excel-Tabelle mit fünf Blättern: Zusammenfassung (Cash-Flow, Kennzahlen)LiquiditätsplanungBudgetUmsatzplanungFinanzierung (Kredite, Konto, Zinssätze)
Data-Mining
Wenn die Basiszahlen einmal drin sind, fallen noch viele andere Zahlen ab. Je nach Gusto findet man dann eine Cash-Flow-Anlayse spannend, kann Kennzahlen ausgegeben (Personalkosten zu Umsatz, Gewinn zu Umsatz, etc.) und hat natürlich immer eine Hochrechnung für die Steuer, weil es ja ein fiktives Jahresergebnis gibt. Auch einen Soll/Ist-Vergleich der Eingangszahlungen kann man machen - wann war der Eingang geplant, wann kam er tatsächlcih. Alles Informatinen, die man im nächsten Jahr berücksichtigen kann.

Schwierigkeiten
Ein paar Hürden müssen umschifft werden, damit das handhabbar bleibt. Die leidige Mehrwertsteuer wird ja abgeführt, ist aber für die Liquidität zu berücksichtigen. Die Einnahmen und Ausgaben werden also mit MwSt erfasst, die Differenz im Folgemonat als weitere (hoffentlich) Ausgabe verbucht.

Wenn sich die Eingänge über die Monatsgrenzen verschieben, ist das für die Liquiditätsplanung immer lästig, weil weil wir ja Planzahlen mit Ist-Zahlen ersetzen, also aufpassen müssen, dass verspätete Zahlungen weiter als Planzahl auftauchen und verfrühte Zahlungen aber nicht mahr im Plan aufscheinen. Aber das lässt sich leicht von Hand abgleichen.

Die Hausbank freut sich
Die Hausbank freut sich ob solcher Unterlagen, vor allem, wenn am Jahresende die Zahlen noch so ähnlich aussehen, wie zu Beginn. Und für Sie heisst das, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, sich zumindest einmal hingesetzt zu haben und sich gefragt zu haben: Wie wird mein nächstes Jahr aussehen? Was sind meine Ausgaben und wann werden welche Einnahmen kommen?

Denn wie so oft im Leben - danach ist es meistens zu spät.

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