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Die IT-Abteilung als Profit-Center

Wenn s nix kost, is nix wert. Oder: Wenn wir für etwas bezahlen müssen, achten wir auch auf die Qualität.
Das ist die sicherste Strategie, um die IT-Abteilung zu höherer Effizienz zu führen und die Qualität der erfolgten Dienstleitungen sicherzustellen.

Profit-Center statt Cost-Center
Bei den IT-Abteilungen landen ganz beachtliche Stücke des Budget-Kuchens. Und das verlangt nicht nur nach Rechtfertigung sondern auch nach einer Perspektive.
"Wir machen IT nicht, weil es uns Spass macht" wird ein IT-Manager eines Automobilherstellers zitiert. Die IT hat keinen Selbstzweck, ihre einzige Daseinsberechtigung ist die Sicherstellung der IT-Services und ihrer Verfügbarkeit und Qualität.

Die IT-Abteilung ist ein interner Dienstleister
Und als solcher braucht es ein gesammeltes Leistungsverzeichnis aller Dienstleistungen. Man erheben am Markt, was diese Leistung zugekauft kosten würde und man hat die Basis für ein vernünftiges Kennzahlensystem.
Ein IT-Leistungsverzeichnis oder ein IT-Produktkatalog ist eine Basisgrundlage für effektives und effizientes IT-Management.

IT-Leistungen ermitteln
Ein gesammeltes Verzeichnis der Leistungen der IT können Mitarbeiter einer IT-Abteilung sehr gut eigenständig ermitteln.
Auch Anwender können ihren Teil dazu beitragen, ein Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Bestehende Unterlagen (Netzwerkpläne, standardisierte Festplattenimages, Leistungsbeschreibungen von Drittanbietern, Kapazitätsübersichten, usw.) liegen meist vor und können ausgewertet werden.

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg ist die Ausrichtung des Verzeichnisses.
Bei einem Profit Center ist es von wesentlicher Bedeutung kunden- und anwenderorientiert zu arbeiten. Das bedeutet, dass IT-Leistungen allgemein und leicht verständlich formuliert werden müssen, wobei gleichzeitig die wesentlichen technischen Parameter verzeichnet und verständlich erläutert werden müssen.

Anbieten und Verkaufen
Und schon kann die IT-Abteilung zu wirtschaften beginnen. Sie verkauft ihre Dienstleistungen. Wenn die Leistungen am Markt besser oder günstiger zu haben sind, wird man das zur Diskussion stellen müssen.
Auch das IT-Budget kann transparenter gestaltet werden, weil die IT-Abteilung nicht mehr zur Gänze dotiert wird, sondern Einnahmen erwirtschaften muss. Diese Einnahmen kommen aus den IT-relevanten Budgets der Abteilungen, die für ihr Geld natürlich Leistung haben wollen.
Und schon wird mangelnde Qualität nicht mehr akzeptiert. Denn zweimal zahlt keiner für die gleiche Leistung.

Kennzahlen
Sobald Kosten und Leistungen (Leistungskatalog!) die Eigentümer wechseln, liegt es nahe, Kennzahlen einzuführen. Welche Leistungen wurden erbracht? Wie oft? Anzahl Reklamationen, etc. Mit diesen Kennzahlen erkennen Sie schnell, wo Handlungsbedarf besteht.

Vorsicht
Die IT-Abteilung hat aber eine weitere Aufgabe, die sie nicht als Profit-Center anbieten kann, sondern als Stabstelle abwickelt. Sie ist auch die - alle Abteilungen - begleitende - Clearingstelle. Hierarchisch weit oben in der Organisation angesiedelt, beobachtet und steuert sie die IT Entwicklung des betriebs. Sie verhindert, dass es zu viel Insellösungen gibt, führt Standards ein und sorgt für deren Einhaltung.
Es bietet sich an, diese beiden Aufgaben, wenn möglich, in zwei Abteilungen aufzutrennen.

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