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Wie man perfekte e-mails schreibt

2008/11

Angesichts der Tatsache, dass ein Gutteil unserer Kommunikation per e-mail abgewickelt wird, sollten wir ein paar Gedanken daran verschwenden, was eine gute e-mail ausmacht. Denn im Gegensatz zu einem Gespräch bietet eine abgeschickte Mail keine Möglichkeit der Korrektur.

Die richtigen Worte

Gerade, weil e-mails so schnelllebig sind, ist es wichtig, die richtigen Worte zu wählen. Damit ist weniger gemeint, WAS Sie sagen, sondern WIE Sie es sagen. Wir alle kennen viel zu schnoddrige Mails ("Hallöchen, wollt mal fragen, wies meiner Bewerbung geht") und natürlich auch viel zu formelle Mails, die dem Anlass nicht entsprechen.

Der Zweck einer Mail ist, schnell und klar Informationen zu transportieren, da stört jedes unstimmige Nebengeräusch. Überlegen Sie also, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen und wählen Sie Ihre Worte entsprechend.

Tip: Orientieren Sie sich an der erhaltenen Mail, wenn Sie unsicher sind.

Grammatik und Satzzeichen

Gibt es eine Entschuldigung für Grammatikfehler und falsch gesetzte Satzzeichen? Nein, beides und auch Rechtschreibfehler sind Zeichen der Nachlässigkeit. Es ist eine Unsitte, alles klein zu schreiben (Warum sollte das schneller gehen?). Auch bei den Abkürzungen sollten Sie vorsichtig sein. Nicht alle sind vertraut damit und keinesfalls sind Abkürzungen ein Zeichen von Effizienz ( "BTDT TAFN, tx B." hinterlässt eher einen verstörten Empfänger.), sondern signalisieren eher eine sprachliche Lockerheit.

Auch Verabschiedungen der Form "cu B." oder "mfg BM" sollten Sie eher sparsam verwenden.

Tip: Bevor Sie Abkürzungen benutzen, schlagen Sie ihre Bedeutung und mögliche andere Bedeutungen nach! "fu" heisst gleichermaßen "for you" und "fuck you", "ASAP" bedeutet nicht "sofort", sondern nur "sobald wie möglich".

Die Wahrheit

Mails werden aufgehoben, weitergleitet im CC und im BCC versandt. Mails werden abgelegt und sind bei der nächsten Besprechung Unterlage. Schreiben Sie also nur Sachen in Mails, die stimmen und zu denen Sie auch im Dezember 2008 noch stehen können.

Tip: Wenn Sie einen Satz mit "Bitte behandle das vertraulich" beginnen müssen, sollten Sie telefonieren und nicht mailen.

Kurz, kurz, kurz - aber nicht zu kurz

E-Mails werden schnell geschrieben und schnell gelesen, daher sollen sie kurz und prägnant sein. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, aber vergessen Sie trotzdem nicht, dass allzu kurz unhöflich wirkt.

Auch eine e-mail braucht ein wenig Einleitung und Verabschiedung, damit wir das Gefühl haben, respektvoll behandelt zu werden. Je kürzer eine Mail ist, desto mehr sind wir versucht, etwas zu interpretieren.

Tip: Verzichten Sie nur in Ausnahmefällen oder wenn Sie Ihr gegenüber gut kennen auf Begrüssung und Verabschiedung.

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