dato Denkwerkzeuge

Wie Sie andere mit ihren e-mails steuern können

2010/09

Sie wollen, dass jemand auf Ihr e-mail reagiert? Und zwar schnell? Dann setzen Sie einen zweiten Empfänger ins CC.
Sie wollen, dass keiner reagiert? Setzen Sie zwei Empfänger gleichberechtigt ein.
Sie wollen keine Antwort? Formulieren Sie betont formell.

Lesen Sie über die hohe Kunst der e-mail Kommunikation und wie Sie Ihr Gegenüber damit steuern können.

Von der Macht des CC

Sie kennen das sicher, Sie schicken jemandem eine e-Mail und hätten gerne eine Antwort. Allzu oft kommt aber leider keine oder nicht in vernünftiger Zeit. Manche Menschen neigen dazu, die Füße hochzulegen, wenn Sie sich unbeobachtet glauben. Und wenn sie wissen, dass jemand zusieht, nehmen sie sie wieder runter und machen sich an die Arbeit.

Nichts leichter als das - setzen Sie als zweiten Empfänger in das Feld CC jemanden ein. Es ist gar nicht so wichtig, wer das ist, es geht nur darum, dass der ursprüngliche Empfänger weiß: da sieht jemand zu.

Aber Vorsicht: das CC bringt die Empfänger sehr schnell in die Situation, sich rechtfertigen zu müssen, und e-Mail Kommunikation eskaliert sehr schnell. Halten Sie daher den Ton Ihrer e-Mail besonders freundlich.

Mehrere Empfänger gleichberechtigt anzuschreiben kann Antworten auch beschleunigen. Aber nur wenn die Empfänger auch Anlass haben zuerst antworten zu wollen. Eine spannende Info für Redaktionen? Eine Bitte um ein Angebot für Handwerker? Alle sollen sehen, wer die e-Mail bekommt und jeder wird versuchen, der erste zu sein, der antwortet. Das Delphi-Orakel ist da eine wunderbare Anwendung. Sie wollen die meinung von ein paar klugen Leuten einholen? Schicken Sie die Frage und setzen Sie alle als Empfänger ein. Jeder wird sich freuen, der erste sein zu können, der Ihnen antwortet ...

Aber auch hier gilt - Vorsicht: Einen Arbeitsauftrag sollten Sie so besser nicht vergeben. "Liebe Anna, lieber Joe, könnte bitte einer von Euch den Mistkübel runtertragen." werden zwar beide lesen, aber keiner befolgen. Beliebteste Antwort, die sie später hören werden "Ich dachte er/sie macht das". Besser ist es, Anna als Empfängerin und Joe ins CC zu setzen. Der Text kann ruhig gleich bleiben, nur wird Anna diesmal wissen, dass die e-Mail an sie gegangen ist und dass Joe das weiß. Sie wird vielleicht versuchen, Joe die Arbeit umzuhängen, weil der Text das zulässt, aber - und das ist der Punkt - die beiden reden miteinander und die Option "ich mach das nicht" gibt es nicht mehr.

Formeller Ton und informeller Ton

e-Mails sind in der Regel in eher lockerem Ton geschrieben, ebenso locker antworten wir darauf. Je lockerer der Ton, desto eher und schneller antworten wir.

Nützen Sie das, um zu steuern, ob und wie schnell Sie eine Antwort haben wollen. Je informeller der Ton Ihrer Mail ist, desto eher werden Sie eine Antwort bekommen. Besonders dann, wenn Sie gegen Ende Ihres Mails irgendwas persönliches einbringen: "Schöne Grüße aus einem regnerischen Wien" fordert den anderen förmlich auf, den Wetterstatus in Toronto sofort in eine Antwortmail zu verpacken.

Wenn Sie Ihr Postfach schlank halten wollen, und das heißt: möglichst viele e-Mails OHNE Antwort, dann beginnen Sie salopp und werden gegen Ende förmlicher.

Formelle e-Mails werden später und mit mehr Bedacht beantwortet. Wenn keine Antwort notwendig ist, werden formelle e-Mails - ganz im Gegensatz zu informellen - oft gar nicht beantwortet.

Weitere Infos

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