dato Denkwerkzeuge

Schärfe deine Werkzeuge

Alle sprechen von einer beständig sich beschleunigenden Welt. Just-In-Time und On-Demand versinnbildlichen die enge Kopplung unserer täglichen Geschäftsprozesse. Zunehmend parallelisieren wir Tätigkeiten und verlangen Tempo, Tempo, Tempo von uns und unserer Umgebung.
In den EDV-Kursen der Teach-IT aber haben wir festgestellt: Nur weil wir Dinge schneller erledigen, sind wir noch nicht effizienter. Wer Telefonnummern in seinem Telefonbuch nachschlägt und dann eintippt, sollte wahrhaftig nicht daran arbeiten, schneller tippen zu können. Schärfe deine Werkzeuge. Ein kritischer Blick auf Optimierungspotenziale bei unserer täglichen Arbeit, die erstaunlicherweise selten ausgeschöpft werden.

Als Grundkonsens soll Qualität vor Quantität gelten, wie es L. J. Seiwert in seinem Buch "Wenn du es eilig hast, gehe langsam" so schön beschreibt. Je weniger Zeit wir haben, desto genauer müssen wir uns überlegen, was wir mit ihr anfangen. "Don t work harder, work smarter" beschreibt das auch sehr schön. Und zu guter Letzt sei noch an die Geschichte mit den Holzfällern erinnert, die unter grössten Mühen versuchen, mit ihren stumpfen Äxten ebenso viele Bäume zu fällen, wie ihre Kollegen mit den scharfen Äxten. Sie schaffen das natürlich nicht, geraten in Rückstand und gönnen sich gar keine Pause mehr. Nicht einmal, um ihre Äxte zu schärfen....
Die Gartner-Group hat in einer ihrer Permance-Analysen für mittelständischer Betriebe alarmierende Zahlen ermittelt, was das Optimierungspotential in Sachen EDV-Nutzung anbelangt. Ca. 25% bis 35% der operativ verbrachten Zeit wird unnütz verbraucht, weil EDV-Tools und Werkzeuge mangelhaft beherrscht werden, bzw. EDV-Ressourcen mangehaft eingesetzt werden.
Beispiele
Eines der Dinge, die wir sehr häufig beobachtet haben, ist die "Layout-Falle". Mangels klarer Vorgaben haben die Mitarbeiter scheinbar freie Hand, wie Berichte aussehen können (Farbe, Schrift, Layout), damit aber doch alle Dokumente halbwegs gleich aussehen, arbeiten die Mitarbeiter ihre Dokumente so um, dass sie diesen Vorgaben entsprechen. Gäbe es vorgefertigte und verbindliche Dokumentvorlagen, könnte diese Zeit ersatzlos eingespart werden.
Ebenso oft ist zu beobachten, dass die täglich benutzte Software kaum beherrscht wird. Während Assistenzkräfte Computer-Führerschein und ähnliches nachweisen müssen, ist es bei Führungskräften gang und gäbe, dass diese Fertigkeiten gar nicht vorhanden sind, und die einfachsten Dinge mit verblüffend hohem Zeitaufwand erledigt werden. Natürlich lassen sich viele Aufgaben delegieren, aber auch das ist Zeit, die besser genutzt hätte werden können.
Eine meiner persönlichen Lieblingsbeobachtungen ist das "Hammer und Nagel-Phänomen", frei nach dem Motto, wer einen Hammer hat sieht nur Nägel. Oft wird das einzige Softwareprogramm (zB MS-Excel), das beherrscht wird, für alle anfallenden Aufgaben eingesetzt. Ich habe schon gesehen, dass Korrespondenz mit MS-Excel abgewickelt wird.
Eine Ineffizienz, die im Tagesgeschäft niemals akzeptiert würde, wird bei der EDV-Nutzung widerspruchslos hingenommen.
Optimierungspotential
Optimierungspotenzial gibt es natürlich dort, wo Tätigkeiten wiederholt anfallen. Dinge, die wieder und wieder gemacht werden, sollten daraufhin geprüft werden, ob sie nicht durch kluge Nutzung von EDV-Ressourcen vermindert werden können. Ich habe letztens jemanden beobachtet, der in einer Tabelle von ca. 2000 Adressen in jeder Zeile händisch ein Komma ergänzt hat. Er hat 2h dafür gebraucht, ich habe das in 2 Minuten gelöst. Sie verstehen, wovon wir sprechen?
In diese Kategorie fallen zB der Regelassistent von MS-Outlook, der das manuelle Verschieben vom Mails abnimmt. In diese Kategorie fällt aber auch ein sinnvoll gefülltes Telefonbuch am Mobiltelefon, ebenso wie eine kluge Auswahl von Textbausteinen in allen benutzten Programmen (Sie schreiben "mit freundlichen Grüßen" nicht wirklich jedesmal vollständig neu, oder?).
Standards und klare Strukturen
Standards und klare Strukturen helfen, den ineffizienten Gebrauch von EDV-Mitteln zu vermeiden. Diese Standards können in Form von Dokumentvorlagen vorliegen (= niemand muss mehr über Layout nachdenken), aber auch in Richtlinien, welche Formate und Programm-Versionen zu verwenden sind. Wenn Sie jemals Zeit damit verbracht haben, zu versuchen, ein Dokument zu bearbeiten, das in einem Fremdformat vorliegt, wissen Sie, wovon ich spreche.
Geschärfte Werkzeuge
Beobachten Sie sich selbst, ob sie die Software, mit der Sie arbeiten, wirklich effizient benutzen. Entdecken Sie Optimierungspotential, indem sie Aufwände kürzen oder ganz eliminieren. Nehmen Sie nichts als gegeben an, Sie würden staunen, wieviel möglich ist, wenn Sie es für sich klar als Bedürfnis formuliert haben. Vorausgesetzt natürlich, Sie wollen eher arbeiten statt beschäftigt sein.....
Die entsprechenden Kurse vermitteln ihnen die Kenntnisse, die Sie benötigen, zögern Sie nicht, und investieren Sie die Zeit, die Sie später leicht wiederbekommen.

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