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Regelbasierte Mitarbeiterführung

Bei vielen meiner Beratungsprojekte fallen im Zusammenhang mit Fehlern, die MitarbeiterInnen wiederholt machen, immer wieder die Sätze: "Aber das muss ihm/ihr doch von selbst auffallen!", und "Das ist doch selbstverständlich!". Die Realität zeigt das Gegenteil.
Statt sich zu ärgern, stellen Sie besser eine Regel auf und führen sie mit den Worten ein: "Das ist die Regel X, sie lautet .... und du hältst dich ab jetzt besser daran." Ihre MitarbeiterInnen werden Sie dafür lieben.

Eine Führungskraft muss ja führen, das heisst sie selbst und das was sie tut und sagt muss klar und prägnant sein. Es muss in unübersichtlichen Situationen als Pfeiler der Orientierung dienen. Formulierte Visionen sind hier ebenfalls wichtig, aber diese geben mehr die Richtung vor (=Strategie), Regeln bestimmen den Alltag (=Operative Umsetzung).
Solange Übereinstimmung herrscht gibt es ja ohnedies keine Probleme und keinen Kommunikationsbedarf, umso mehr aber, wenn Übereinstimmung erst hergestellt werden muss.

Was ist eine gute Regel?
Eine gute Regel erfüllt folgende Eigenschaften: Sie beschreibt klar, was zu tun ist - WASEs ist klar, wen die Regel betrifft - WEREs ist klar, in welchen Situationen die Regel anzuwenden ist - WANNKlarerweise muss die Regel auch kommuniziert sein, also bekannt sein. Halten Sie Regeln ruhig schriftlich fest, dann haben Sie gleich eine Unterlage für neue MitarbeiterInnen.
Die Regel muss überprüfbar sein. Ist sie es nicht, müssen Sie sich besser überlegen, was Sie eigentlich wollen.
Es wäre gut, wenn die Regel aktiv und positiv formuliert wird, aber das geht natürlich nicht immer. Aber achten Sie trotzdem darauf. "Alle drehen Ihr Mobiltelefon während einer Besprechung ab." ist besser als "Mobiltelefone sind während Besprechungen nicht aufgedreht".

Beispiele gefällig?
"Die Supportabteilung beantwortet jedes Mail innerhalb von 24h."
"Wer das letzte Mineralwasser nimmt, besorgt Nachschub."
"Wer Post öffnet, versieht das Dokument mit einem Eingangsstempel."

Mit dem Aufstellen einer Regel übernehmen Sie die Verantwortung für eine Entscheidung. Sie beenden Spekulationen und Unklarheiten. Seien Sie aber sparsam mit Regeln, sonst verlieren sie ihre Kraft.

Muss ich die Regel begründen?
Ich glaube nicht, dass es notwendig ist, die Regel auch zu begründen. Zum einen stellen Sie die Regel ja auf um Diskussionen zu beenden, es gibt also unterschiedliche Standpunkte. Die Regel zu bergünden würde heissen, diesen Diskussionen wieder Platz einzuräumen. Und dann ist es ja auch Ihr Vorrecht als Führungskraft, manchmal das Alphatier raushängen zu lassen und einfach anzuschaffen, was Sie für klug und passend halten. Aber wenn es mehr Ihr Stil ist, Dinge zu begründen und zu erklären, machen Sie es.

Die Kraft der Nicht, Niemals und Niemand-Regel
Heben Sie sich Regeln, die NICHT, NIEMALS oder NIEMAND enthalten, für besonders wichtige Angelegenheiten auf. In diesem Büro wird nicht geraucht" ist viel wuchtiger als "Wer raucht, macht das ausserhalb dieses Büros". Diese "N"-Regeln verlangen eine schärfe Einhaltung um langfristig beachtet zu werden. Normale Regeln können immer wieder in Erinnerung gerufen werden, wenn dagegen verstossen wird. Ein Verstoss gegen "N"-Regeln sollte bereits beim ersten Mal ein Problem darstellen.

Halten Sie sich - und alle anderen - an die Regel
Halten Sie sich an Ihre eigenen Regeln. Und achten Sie darauf, dass alle anderen sie auch einhalten. Wer die Regel bricht, stellt Sie als Führungskraft in Frage. Und entweder hat er/sie einen wirklich guten Grund dazu oder eben nicht. Beides verlangt Ihre Intervention.
Adaptieren Sie Regeln, wenn Sie neue Erkenntnisse gewonnen haben und sorgen Sie dafür, dass die Änderung allen Betroffenen bekannt gemacht wird. Regeländerungen sollten Sie nicht zu häufig durchführen, stecken Sie lieber mehr Aufwand in das Aufstellen der Regel, und sie sollten die Änderung jedenfalls begründen.

Eine Regel ist kein Ziel
Verwechseln Sie das Aufstellen von Regeln nicht mit dem Formulieren von Zielen. Ein Ziel ist ein noch nicht erreichter Zustand, die Regel gilt ab sofort und beschreibt ganz im Gegenteil einen jetzt endlich erreichten Zustand.

Ziele vorzugeben ist natürlich angenehmer, weil unkonkreter und die Erfüllung des Ziels ja vorausgesetzt wird. Regeln vorzugeben ist hart und unmittelbar konkret. Die Aufgabe einer guten Führungskraft ist es, die richtige Mischung zu finden.

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